Wer professionell Dokumente erstellen möchte, kommt um die Silbentrennung nicht herum. Jedoch ist es leider Tatsache, dass die Silbentrennung bei jedem neuen Dokument zu aktivieren ist (zumindest, wenn man ein leeres „blankes“ Dokument erstellt und nicht eine eigene Dokumentvorlage nutzt.
Globale Silbentrennungsoption dauerhaft abgeschaltet
Ärgerlich ist, dass Microsoft seit Office 2007 die Möglichkeit der dauerhaften Aktivierung der Silbentrennung eliminiert hat. Es gibt also keinen direkten Schalter (mehr), den man einfach anklicken muss. Auch die Formatvorlagen bieten dazu nichts an.
Man muss also jedes Mal in einem neuen Dokument manuell die Silbentrennung einschalten:
Die Normal-Vorlage (normal.dotm)
Der einzige Weg, die Silbentrennung dauerhaft einzuschalten, liegt einzig darin, die sogenannte „Normal-Vorlage“ von Word zu öffnen und zu verändern.
Was ist eine Normal-Vorlage?
Erstellt man ein neues LEERES Dokument, steckt dahinter die Standard-Dokumentvorlage mit dem Namen NORMAL. Hier sind alle Grundeinstellungen bezüglich der Schriftart-, größe, Abstandsabstände, Seitenränder usw. festgehalten. Die Vorlage sorgt also dafür, dass jedes Dokument das gleiche Schriftbild erhält.
Erstellt man eine neue Vorlage (z.B. einen Briefkopf oder ein Formular), werden alle Grundeinstellungen von der Normal-Vorlage vererbt und man nimmt dann die Anpassungen vor.
Wo steckt die Normal-Vorlage?
Während sämtliche individuellen Vorlagen i.d.R. im standardmäßigen Ordner namens „Benutzerdefinierte Office-Vorlagen“ (im Dokumente-Ordner) zu finden sind, ist die Normal-Vorlage allerdings in einem ganz speziellen Verzeichnis abgelegt.
Verwirrend sind verschiedene Beschreibungen im Internet, die u.a. besagen, der Speicherort sei über die Word-Optionen ermittelbar. Das bezieht sich jedoch auf ältere Versionen und trifft heute nicht mehr zu.
Um es kurz zu machen: Die Normalvorlage steckt im folgenden Ordner:
C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
(…wobei der Benutzername dem Ihres Windows-Kontos entspricht).
Wenn Sie jetzt versuchen, den Weg der Ordnerstruktur im Datei-Explorer schrittweise nachzuverfolgen, werden Sie wahrscheinlich kein Glück haben. Denn der Ordner „AppData“ ist im allgemeinen nicht sichtbar. Daher ist es hilfreich, die obige Zeile einfach in die Adresszeile des Datei-Explorers zu kopieren und (bevor Sie ENTER drücken) den Platzhalter des Benutzernamen gegen Ihren eigenen tauschen. Alternativ müsste man in den Ansichtsoptionen des Datei-Explorers die Einstellung „Geschützte Systemdateien ausblenden“ deaktivieren.
Öffnen der Normal-vorlage
Im Datei-Explorer wird die Datei entweder nur mit ihrem Namen angezeigt oder – abhängig von den Ansichtseinstellungen im Explorer – zusätzlich auch der Dateityp (hier: dotm). Beides ist also korrekt.
Wichtig ist, die Datei nicht etwa mit einem Doppelklick zu öffnen. Das würde nämlich das Erstellen eines neuen leeren Dokuments auslösen. Sondern hier muss mit der rechten Maustaste das Mausmenü aktiviert werden um dort den Befehl „Öffnen“ auszuwählen.
Wenn in der Titelleiste als Name „Normal“ erscheint und nicht etwa „Dokument1“, ist das Öffnen korrekt erfolgt.
Nun erfolgt das Einschalten der Silbentrennung auf dem gleichen Weg, wie weiter oben beschrieben (Menüband Layout, Gruppe Seite einrichten). Der Unterschied liegt darin, dass die Aktivierung nun direkt in der Normal-Vorlage erfolgt.
Schließen Sie jetzt die Datei, indem Sie oben rechts das X anklicken. Normalerweise erfolgt keine Rückmeldung von Word, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Falls doch, muss dies entsprechend bestätigt werden.
Wenn Sie jetzt ein neues Word-Dokument mit der Vorlage „Leeres Dokument“ erstellen, ist die Silbentrennung automatisch aktiv. Das können Sie in der vorhin beschriebenen Option nachprüfen (erneut Menüband Layout, Gruppe Seite einrichten).
Wichtig ist noch zu wissen, dass sich die Änderungen auf neue Dokumente auswirkt. Bei vorhandenen Dokumenten bleibt die Einstellung der Silbentrennung unverändert und kann auch nur dort geändert werden.
Ändern der Normal-Vorlage in einem Firmennetzwerk
In vielen Fällen dürfte es ohne Weiteres möglich sein, die Normalvorlagen-Datei zu öffnen und zu ändern, weil sich der Ordner i.d.R. in der lokalen Umgebung (Laufwerk C:) befindet. Wenn die Änderung jedoch nicht gespeichert werden kann oder man kann die Datei gar nicht erst öffnen, liegt der Grund in den Zugriffsrechten, die die IT-Abteilung vergeben hat. In diesem Fall kann die Änderung dann auch nur durch die IT-Abteilung selbst vorgenommen werden.
Ergänzung (April 20206):
Seit die KI für die breite Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurde, habe ich verschiedenen KIs immer wieder die gleiche Frage gestellt: „Wie kann man die Silbentrennung für neue Dokumente dauerhaft aktivieren?“ Bis heute erhalte ich falsche Antworten. Oft liegt es daran, dass die KI auf Lösungen stößt, die auf MS Office bis 2003 basieren (da war die Option noch vorhanden) oder gibt andere merkwürdige Beschreibungen aus, die allesamt falsch sind (Grund: Halluzination). Wenn man der KI aus heutiger Sicht jedoch widerspricht, beantwortet sie die Frage mittlerweile ganz gut, leider jedoch immer noch nicht ganz vollständig. Daher ist dieser Beitrag wohl immer noch die bessere Hilfe.
Fazit: Der Weg, die Silbentrennung dauerhaft zu aktivieren, ist zwar nicht besonders einfach. Auf der anderen Seite ist dieser Aufwand nur einmalig und muss nicht wiederholt werden.
Das Thema Dokumentvorlagen wird detailliert in unserem Online-Kurs MS Word – Dokumentvorlagen erstellen (kompakt) behandelt.
